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Fiche pratique · 3 min de lecture
Combien de temps garder les données de vos clients, prospects et salariés ?
Par Mattis Maupin, COTOMA · 15 octobre 2026
En bref
- Garder « au cas où » n'est pas permis : chaque donnée a une durée, fixée par la loi ou par vous.
- Prospects : 3 ans après le dernier contact. Factures : 10 ans. Vidéos : 1 mois au plus.
- Une fois la durée passée, on supprime, ou on archive à part si la loi l'impose.
Les durées à connaître
| Donnée | Durée | Source |
|---|---|---|
| Prospect qui n'a jamais acheté | 3 ans après son dernier contact | Recommandation CNIL |
| Client, pour la prospection | 3 ans après la fin de la relation commerciale | Recommandation CNIL |
| Factures et pièces comptables | 10 ans après la clôture de l'exercice | Code de commerce, art. L123-22 |
| Double des bulletins de paie | 5 ans | Code du travail, art. L3243-4 |
| Candidat non retenu | 2 ans au plus après le dernier contact | Recommandation CNIL |
| Images de vidéosurveillance | Quelques jours, 1 mois au plus | CNIL |
| Carte bancaire après paiement | Supprimée après la transaction ; 13 mois en archive pour une éventuelle contestation (15 mois en débit différé) | Recommandation CNIL |
| Journaux de connexion | 6 mois à 1 an | Recommandation CNIL |
Les trois vies d'une donnée
- En usage courant : la donnée sert au quotidien, l'équipe y a accès.
- En archive : elle ne sert plus, mais la loi impose de la garder (une facture, par exemple). Elle est rangée à part, avec un accès réservé.
- Supprimée : la durée est passée, on l'efface ou on la rend anonyme.
Faire le ménage une fois par an
- Bloquez une demi-journée dans l'agenda, par exemple chaque mois de janvier.
- Dans le fichier prospects, filtrez sur la date du dernier contact et supprimez ce qui a plus de 3 ans.
- Videz les dossiers de candidatures anciennes, dans les emails comme sur le disque.
- Vérifiez que l'enregistreur des caméras écrase bien les images au bout de la durée prévue.
- Notez la date de la purge dans votre registre des traitements : c'est votre preuve.
Fiche d'information générale, à jour au 15 octobre 2026. Elle ne remplace pas un avis juridique adapté à votre situation.